email

We communiceren steeds vaker per email op het werk. Dan is het natuurlijk belangrijk dat we dit op de juiste manier aanpakken, zodat deze communicatie even vlot en correct verloopt als de mondelinge. Daarom bieden we jullie enkele tips, zodat ook deze schriftelijke communicatie even professioneel kan verlopen.

  • Pas je taalgebruik aan afhankelijk van de ontvanger. Je zal een klant anders benaderen dan een collega, in een email is dit niet anders. Zelfs tussen klanten onderling kunnen er grote verschillen zijn. Bij de ene klant kom je weg met een simpele ‘Hey Jos’, een andere klant leest mogelijk liever de boodschap ‘Goeiemiddag meneer Vermeulen’. De keuze voor het gebruik van je en u hangt hier helemaal mee samen.
  • Let op je punctuatie. Niets is moeilijker te lezen dan een tekst zonder punten en komma’s. Bovendien kan het weglaten hiervan soms tot misverstanden leiden, als zinnen door gebrek aan punctuatie een andere betekenis gaan krijgen. Let op met uitroeptekens en puntjes aan het einde van de zin. Deze kunnen onprofessioneel overkomen of zelfs frustratie uitstralen.
  • Je spelling is ook hier van groot belang. De inhoud van je boodschap is belangrijk, een goede spelling en grammatica vervolledigen het pakket. Let ook zeker op spellingswijze van de naam van je contactpersoon of het bedrijf waarmee je correspondeert. Een verkeerde spelling hiervan kan al snel kwaad bloed zetten.
  • Denk aan de opmaak van je email. Probeer grote blokken tekst te vermijden door ze op te delen in hapklare brokken. Gebruik ook steeds hetzelfde lettertype en kies er een uit dat professioneel overkomt. Let op met het gebruik van een emailprogramma’s als Incredimail, bewegende foto’s van emoticons zijn nooit oké. Let ook op met specifieke achtergronden, dit kan al snel gedateerd overkomen.
  • Wanneer je documenten toevoegt, let er dan op dat ze overal kunnen geopend worden. Als je niet zeker bent of je contactpersoon de laatste versie van Word heeft, zorg er dan voor dat je het document meestuurt in .doc of in .pdf. Let ook op met Google Drive en Skydrive, op sommige bedrijven worden deze toepassingen geblokkeerd.
  • Besef goed dat een geschreven woord anders is dan een gesproken. Je kan gerust een mopje maken, maar let op met sarcastische opmerkingen. Herlees je mail om te bekijken of je hem dubbelzinnig kan opvatten en of er iets verkeerd kan geïnterpreteerd worden.
  • Vul steeds het onderwerp van de email in. De meeste emailprogramma’s geven een foutmelding als je dit veld vergeet in te vullen, maar als je dit steeds als eerste doet kan je het zelf niet vergeten. Belangrijk is ook dat je onderwerp de hele lading dekt. Je kan hier ook meteen aangeven of het een dringende mail is of niet.
  • Email is een snel medium, dus pas je reactietijd hieraan aan. Beantwoord een mail steeds binnen de twee dagen, ook als je niet meteen tot actie (kan) overgaan. Anders kan je al evengoed communiceren in handgeschreven brieven.
  • Wanneer je op verlof gaat, stel je best altijd een vakantieboodschap in. Zo krijgen je contactpersonen een mailtje dat duidelijk maakt dat je out-of-office bent. Geef steeds aan van wanneer je er exact niet bent en wanneer je terugkomt en vul aan met de gegevens van een collega die ze kunnen bereiken in geval van nood.
  • Stuur je een reply of een reply-to-all? Denk steeds goed na over wie er baat heeft bij je boodschap. Dubbelcheck voor je verstuurt de contactpersonen, zo vermijd je gênante situaties.
  • Wanneer je een email naar meerdere personen stuurt die mekaar niet noodzakelijk kennen, zet alle emailadressen dan in blind copy of BCC. Zo kunnen de gebruikers geen andere emailadressen lezen.
  •  Stel een standaard emailhandtekening in die aan het eind van al je mails verschijnt. Vul deze aan met je persoonlijk of bedrijfstelefoonnummer zodat je contactpersoon je telefonische snel kan bereiken indien nodig.
  •  Misschien een van de belangrijkste boodschappen van allemaal: weet wanneer je beter de telefoon neemt dan een mail te versturen. Email is het perfecte medium voor korte en middellange boodschappen. Wanneer er echter specifieke afspraken dienen gemaakt te worden, loopt dit meestal vlotter via de telefoon. Als er een constante over en weer is van mails en er gevaar komt voor misverstanden kan je beter telefonisch contact opnemen.